Gdy nie da się wysłać faktury do KSeF, w Comarch ERP Optima zmieniasz tryb pracy w menu Start / Konfiguracja / Firma / Dane firmy / KSeF, w polu Tryb pracy systemu. Do wyboru są cztery tryby szczególne: Offline24, Offline (Niedostępność KSeF), Awaria KSeF i Awaria całkowita. Każdy z nich ma inny termin na późniejsze przesłanie dokumentów do systemu, a do korzystania z trzech pierwszych potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2 wygenerowany w Aplikacji Podatnika KSeF.
Najpierw certyfikat KSeF Offline
Bez certyfikatu tryby szczególne nie zadziałają. Certyfikat typu 2 generuje się po zalogowaniu do oficjalnej Aplikacji Podatnika KSeF, a następnie wskazuje w programie.
- Otwórz listę faktur sprzedaży.
- Na wstążce programu, w sekcji KSeF, kliknij ikonę Offline zmień certyfikat.
- W oknie Dodawanie certyfikatu KSeF offline dla operatora użyj opcji Wybór pliku i wskaż pobrane z Aplikacji Podatnika pliki *.crt oraz *.key.
- Wpisz ustanowione wcześniej hasło i zapisz.
Certyfikat przypisywany jest do operatora, więc każda osoba wystawiająca faktury w trybie offline musi mieć go wskazanego na swoim koncie.
Cztery tryby szczególne — kiedy który
Offline24 — Twoja decyzja
Tryb elastyczny, stosowany według potrzeb. Przydaje się przy słabej jakości łącza, przy braku internetu albo po prostu jako element własnej strategii wystawiania dokumentów (np. wysyłka zbiorcza na koniec dnia). Pozwala wystawić fakturę w formacie ustrukturyzowanym poza systemem KSeF i przesłać ją do KSeF w terminie do 24 godzin od daty wystawienia.
Offline (Niedostępność KSeF) — zapowiedziana przerwa
Tryb na czas oficjalnej przerwy technicznej lub awarii po stronie Ministerstwa Finansów, o której resort informuje w komunikacie. Podatnik wystawia wtedy faktury z kodem QR i ma obowiązek przesłać je do systemu w kolejnym dniu roboczym po ustąpieniu awarii KSeF. Wybierając ten tryb, uzupełnij w dedykowanych polach datę rozpoczęcia i datę zakończenia awarii.
Awaria KSeF — niezapowiedziana awaria
Tryb na czas niezaplanowanej awarii platformy rządowej. Pozwala zachować ciągłość sprzedaży — dokument przekazujesz nabywcy w uzgodnionej formie. Faktury trzeba przesłać do KSeF w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii. Tu również wskazujesz datę rozpoczęcia i zakończenia awarii.
Awaria całkowita — sytuacja kryzysowa
Tryb ogłaszany przez Ministra Finansów, gdy system jest całkowicie niedostępny dla wszystkich użytkowników (np. stan klęski żywiołowej). W tym czasie faktury można wystawiać w dowolnej formie — papierowej lub elektronicznej, np. PDF — bez zachowania struktury XML i bez obowiązku późniejszego przesyłania ich do KSeF. Informacja o takim trybie przekazywana jest przez środki masowego przekazu: radio, telewizję, ogólnopolskie portale internetowe.
Jak zmienić tryb w programie
- Wejdź w Start / Konfiguracja / Firma / Dane firmy / KSeF.
- W polu Tryb pracy systemu wybierz właściwą opcję.
- Dla trybów Offline (Niedostępność KSeF) i Awaria KSeF uzupełnij datę rozpoczęcia i zakończenia awarii.
- Zapisz zmiany. Informacja o zmianie trybu trafia do Historii zmian.
Tryb można też ustawić punktowo: na formularzu faktury sprzedaży, na zakładce [KSeF], znajduje się pole Tryb pracy systemu. Program przenosi tam ustawienie z konfiguracji, ale operator może je ręcznie zmienić na konkretnym dokumencie.
Co dzieje się z fakturami już wystawionymi
Zmiana trybu działa „w przód”. Faktury zatwierdzone i jeszcze niewysłane do KSeF oraz faktury zapisane do bufora zachowują tryb, w którym powstały. Dopiero dokumenty wystawiane po zmianie dostają nowy tryb pracy.
Przykład z dokumentacji Comarch: 21 stycznia rano wystawiono fakturę FA/1/2026 (bufor) i FA/2/2026 (zatwierdzona) — obie w trybie Online. O 15:00 wystąpiła awaria internetu i użytkownik przełączył konfigurację na Offline24. Faktury wystawione po tej godzinie mają tryb Offline24, wcześniejsze pozostają w trybie Online. Następnego dnia, po ustaniu awarii, tryb wraca na Online, a faktury z 21 stycznia zostają wysłane — ich datą wystawienia w KSeF jest data z pola P_1 struktury FA(3), czyli 21 stycznia.
Statusy i wydruki
Na liście faktur sprzedaży statusy Offline24, Offline (Niedostępność KSeF) i Awaria KSeF wyświetlane są w kolorze czerwonym — łatwo więc wyłapać dokumenty czekające na dosłanie.
Wydruk zatwierdzonej faktury wystawionej w trybie Offline24 — zarówno wizualizacja faktury, jak i potwierdzenie transakcji — zawiera dwa kody QR (Offline oraz Certyfikat). Taki dokument można przekazać nabywcy. Dopóki faktura nie trafi do KSeF, nie ma na niej numeru KSeF.
Najczęstsze pytania
Czy w trybie offline mogę wystawiać faktury bez internetu?
Tak — na tym polega tryb Offline24. Faktura powstaje w formacie ustrukturyzowanym lokalnie, a do KSeF trafia po odzyskaniu połączenia, w terminie do 24 godzin od daty wystawienia. Warunkiem jest wcześniej wgrany certyfikat KSeF offline.
Skąd mam wiedzieć, że Ministerstwo ogłosiło awarię?
Oficjalna przerwa techniczna i awaria KSeF są komunikowane przez Ministerstwo Finansów. Awaria całkowita jest dodatkowo ogłaszana przez środki masowego przekazu. Rozróżnienie ma znaczenie praktyczne, bo od rodzaju zdarzenia zależy termin na dosłanie faktur: kolejny dzień roboczy albo 7 dni roboczych.
Zapomniałem przełączyć tryb z powrotem na Online. Co teraz?
Wróć do Start / Konfiguracja / Firma / Dane firmy / KSeF i ustaw Online, a następnie odszukaj na liście faktur dokumenty ze statusem wyświetlonym na czerwono i wyślij je do KSeF. Historia zmian pokaże, kiedy tryb był zmieniany — to przydatne przy późniejszym tłumaczeniu terminów.
Potrzebujesz pomocy?
Aidem Art Sp. z o.o. — autoryzowany partner Comarch od 2005 r., na rynku od 2003 r. Pomożemy przygotować firmę na tryby awaryjne KSeF, wygenerować i wgrać certyfikaty oraz ustalić procedurę na wypadek przerwy w działaniu systemu.
- Telefon: 61 8533 534 lub 531 532 122 (biuro czynne 8:00–16:00)
- E-mail: biuro@aidemart.pl
- Formularz kontaktowy: https://aidemart.pl/kontakt/
- Zgłoszenie serwisowe: https://support.aidemart.pl/submit_ticket
Stan na: sierpień 2026 r. Treść dotyczy Comarch ERP Optima w wersji 2026.5.1. Opracowano na podstawie oficjalnej dokumentacji Comarch ERP Optima (pomoc.comarch.pl).