Comarch OCR w Optimie - jak działa i jak go uruchomić?

Comarch OCR to usługa, która zamienia skany i zdjęcia dokumentów w gotowe zapisy w Comarch ERP Optima. Uruchamiasz ją w menu Start / Konfiguracja / Program / OCR, gdzie wskazujesz miejsce przechowywania skanów, a następnie korzystasz z ikony OCR dostępnej na listach dokumentów. Każdy użytkownik może przetestować usługę w ramach pakietu DEMO — 50 stron przez pierwszy miesiąc. Do uruchomienia wystarczy zapoznać się z regulaminem, uzupełnić dane, potwierdzić zgodę i kliknąć „Prześlij”.

Co OCR potrafi wczytać

Dokumenty można dodawać z czterech miejsc: z rejestru VAT, z załącznika wiadomości e-mail, z list faktur zakupu, przyjęć zewnętrznych i rezerwacji odbiorcy w menu Handel oraz z listy zapisów kasowych/bankowych.

Rozpoznawane rodzaje dokumentów

• Faktury — w walutach PLN, EUR, GBP i USD, w językach polskim, angielskim i niemieckim; do rejestru VAT zakupu, rejestru VAT sprzedaży oraz na listę faktur zakupu w module Handel.
• Paragony — w PLN, po polsku; do rejestru VAT sprzedaży i zakupu. Nie da się wczytać kilku paragonów znajdujących się na jednej stronie.
• Przyjęcia zewnętrzne i rezerwacje odbiorcy — po polsku, w PLN i w kilkunastu walutach obcych (m.in. EUR, GBP, USD, CHF, CZK, HUF).
• Wyciągi bankowe — dla rachunków w PLN i w walucie obcej, na listę zapisów kasowych/bankowych.

Jeden plik może zawierać jeden dokument albo wiele dokumentów naraz.

Jakie dane są odczytywane

Z faktur i pokrewnych dokumentów: numer NIP i prefiks, numer dokumentu, data wystawienia i sprzedaży, forma i termin płatności, stawki VAT i kwoty, numer rachunku bankowego, pozycje dokumentu oraz — dla dokumentów wczytywanych do rejestru VAT — numer KSeF. Z wyciągów bankowych: numer rachunku firmowego i okres wyciągu, numer rachunku kontrahenta, data księgowania, kwota, nazwa i adres kontrahenta oraz opis przelewu.

Jak uruchomić usługę

1. Przejdź do Start / Konfiguracja / Program / OCR i wskaż jedno z trzech miejsc przechowywania skanów: Zapisz w bazie (opcja domyślna), IBARD albo dysk. Wybierając IBARD lub dysk, wskaż katalog dostępny dla wszystkich użytkowników korzystających z usługi.
2. W Konfiguracji firmy / Ogólne / Parametry, w sekcji Sprawdzanie wyst. podobnych kontrahentów, wybierz opcję Blokuj — dzięki temu OCR nie będzie tworzył duplikatów kontrahentów.
3. Przy pierwszym użyciu zapoznaj się z regulaminem, uzupełnij dane, potwierdź zgodę i kliknij Prześlij.

Dane adresowe kontrahenta program może przenosić z jego karty albo pobierać z bazy REGON — decyduje o tym parametr Przenoś dane adresowe z karty kontrahenta podczas dodawania dokumentów w Start / Konfiguracja / Program / OCR.

Jak dodawać dokumenty

Na liście faktur w rejestrze VAT, na listach faktur zakupu, przyjęć zewnętrznych i rezerwacji odbiorcy w module Handel oraz na liście zapisów kasowych/bankowych dostępna jest ikona OCR – Dodaj fakturę ze zdjęcia, skanu lub PDF. Po pierwszym kliknięciu pojawia się menu opcji; wybór jest zapamiętywany i przy kolejnym kliknięciu uruchamia się od razu.

• Wybierz dokumenty z dysku — wskazanie plików zapisanych na dysku (można zaznaczyć wiele naraz).
• Wybierz dokumenty z Obiegu dokumentów — skany z Biblioteki dokumentów, które mają zaznaczony parametr Udostępnij dla usługi OCR.
• Oznacz dokumenty jako zweryfikowane / niezweryfikowane — operacja seryjna na liście.
• Sprawdź ilość stron do wykorzystania — kontrola pozostałego limitu w pakiecie.

Gdy wskazujesz plik z dysku, program tworzy w tle dokument w module Obieg Dokumentów z podpiętym skanem, a dopiero potem wczytuje go przez OCR na listę dokumentów.

Jakie skany dają dobry wynik

• format jpg, pdf, tiff, png lub jpeg (jpeg wymaga Comarch ERP Optima w wersji 2020.0 lub nowszej),
• skan wykonany w pionie, zgodnie z orientacją tekstu, możliwie bez przekrzywień,
• maksymalny rozmiar pliku: 20 MB,
• maksymalna liczba stron w pliku: 200,
• maksymalny rozmiar pojedynczej strony: 5 MB, format do A3 (11,7 × 16,5 cala), rozdzielczość do 20 mln pikseli,
• dobre oświetlenie przy zdjęciach i pełny kadr — żeby nie obciąć NIP-u ani numeru faktury przy marginesie.

Weryfikacja wczytanych dokumentów

Każdy dokument wczytany przez OCR dostaje atrybut OCR o wartości Niezweryfikowany. Po sprawdzeniu zgodności z oryginałem operator zmienia ją na Zweryfikowany. Można to zrobić na trzy sposoby:

1. z formularza dokumentu, na zakładce [Atrybuty],
2. przyciskiem OCR po prawej stronie formularza dokumentu (każde kliknięcie przełącza wartość),
3. seryjnie, opcją Oznacz dokumenty jako zweryfikowane / niezweryfikowane w rozwinięciu przycisku OCR na liście.

Szczególną uwagę przy weryfikacji zwróć na: numer NIP, numer dokumentu, daty, formę i termin płatności, stawki VAT i kwoty oraz numer rachunku bankowego.

Na dokumentach pojawiają się też atrybuty techniczne: NUMER_STRONY (na której stronie pliku znajduje się dokument) oraz OBRACANIE i OBRACANIE_ILOŚĆ_STR (widoczne tylko wtedy, gdy skan wymagał obrócenia podglądu). Nie dotyczą one wyciągów bankowych.

Aby łatwiej pilnować weryfikacji, dodaj kolumnę OCR na listę dokumentów: kliknij prawym przyciskiem myszy na dowolnym nagłówku kolumny, wybierz Wybór kolumn i przeciągnij kolumnę OCR na listę (albo kliknij ją dwukrotnie).

Najczęstsze pytania

Ile kosztuje Comarch OCR?

Usługa jest rozliczana w pakietach stron. Każdy użytkownik może wypróbować pakiet DEMO — 50 stron przez pierwszy miesiąc. Aktualny cennik publikowany jest na stronie https://www.comarch.pl/ocr/.

Skąd wiem, ile stron mi zostało?

Rozwiń ikonę OCR na liście dokumentów i wybierz Sprawdź ilość stron do wykorzystania.

OCR tworzy duplikaty kontrahentów. Jak temu zapobiec?

W Konfiguracji firmy / Ogólne / Parametry, w sekcji Sprawdzanie wyst. podobnych kontrahentów, ustaw opcję Blokuj. To zalecane ustawienie przy korzystaniu z OCR.

Potrzebujesz pomocy?

Aidem Art Sp. z o.o. — autoryzowany partner Comarch od 2005 r., na rynku od 2003 r. Uruchamiamy Comarch OCR, dobieramy pakiet do skali dokumentów i pokazujemy, jak wpiąć go w codzienny obieg faktur w biurze rachunkowym.

• Telefon: 61 8533 534 lub 531 532 122 (biuro czynne 8:00–16:00)
• E-mail: biuro@aidemart.pl
• Formularz kontaktowy: https://aidemart.pl/kontakt/
• Zgłoszenie serwisowe: https://support.aidemart.pl/submit_ticket

Stan na: sierpień 2026 r. Treść dotyczy Comarch ERP Optima w wersji 2026.5.1. Opracowano na podstawie oficjalnej dokumentacji Comarch ERP Optima (pomoc.comarch.pl).