Jak wystawić fakturę sprzedaży w Comarch ERP Optima?

Fakturę sprzedaży wystawisz w menu Handel / Faktury — otwiera się lista dokumentów, na której klikasz ikonę dodania nowej pozycji. Na zakładce [Ogólne] wybierasz kontrahenta, uzupełniasz daty wystawienia i sprzedaży, dodajesz pozycje, a następnie zapisujesz dokument — do bufora (wersja robocza, do dalszej edycji) albo na trwałe. Numer kolejny nadawany jest automatycznie w chwili zapisu.

Lista faktur — co na niej widać

Listę uruchamiasz z menu Handel / Faktury. Znajdziesz na niej wszystkie dokumenty związane z wystawianiem faktur: faktury sprzedaży, faktury korygujące, faktury w buforze oraz dokumenty anulowane. Standardowe kolumny to m.in. numer dokumentu, status, data wystawienia, magazyn, nazwa kontrahenta, NIP, miasto, kwota netto i brutto, a także Status KSeF i Numer KSeF.

Kolory na liście

• czarny — dokumenty zapisane na stałe,
• zielony — dokumenty w buforze (wersje robocze).

Najważniejsze statusy

• puste pole — z fakturą nie jest powiązany żaden inny dokument,
• Anulowano — dokument anulowany,
• PA — faktura utworzona z paragonu,
• V — dokument przeniesiony do rejestru VAT,
• F — faktura zafiskalizowana,
• PF — faktura utworzona na podstawie faktury proforma,
• ZL — faktura zaliczkowa,
• E — dokument wyeksportowany.

W modułach Handel i Handel Plus dochodzą jeszcze statusy WZ (powiązanie z wydaniem zewnętrznym), RW (rozchód wewnętrzny dla usługi złożonej) i DD (dokument dostawy).

Wystawienie faktury — pole po polu

Po dodaniu nowego dokumentu otwiera się formularz. Najważniejsze pola zakładki [Ogólne]:

1. Dokument — typ dokumentu w klasie „Faktura sprzedaży”. Decyduje o użytym schemacie numeracji. Program proponuje typ domyślny ustawiony w konfiguracji; przycisk Dokument otwiera listę wszystkich typów.
2. Numer — układ pól zależy od schematu numeracji (od trzech do pięciu sekcji). W sekcji numeru kolejnego widnieje AUTO — numer nadawany jest automatycznie przy zatwierdzeniu dokumentu (na trwałe lub do bufora). Numer można wpisać ręcznie; jeśli taki już istnieje, program nie pozwoli zapisać dokumentu.
3. Kontrahent — wybór z listy kontrahentów. Strzałka obok przycisku daje dostęp do list pracowników, wspólników, urzędów i banków. Osobny przycisk pozwala zweryfikować, czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym. Jeśli kontrahent ma przeterminowane płatności, program wyświetli o tym informację.
4. Kategoria — kopiowana z karty kontrahenta, ale można ją zmienić. Warto ją uzupełniać: przy księgowaniu kategoria przenosi się do rejestru VAT i wzbogaca dane do analiz.
5. Magazyn — symbol i nazwa magazynu, z którego sprzedajesz (moduły Handel, Handel Plus).
6. Data wystawienia — według niej faktura zapisywana jest do rejestru VAT. Domyślnie data systemowa.
7. Data sprzedaży — data sprzedaży lub wydania towaru z magazynu. Domyślnie data systemowa.
8. Faktura liczona od — netto lub brutto. Przy netto program liczy najpierw wartość netto w poszczególnych stawkach, potem VAT, a brutto jest sumą. Przy brutto — odwrotnie. Domyślny algorytm można wskazać na karcie kontrahenta, na zakładce [Handlowe], w polu Dokument liczony od. Po wpisaniu pierwszej pozycji zmiana algorytmu jest blokowana.

Pozostałe zakładki formularza to [Kontrahent], [Płatności], [Dokumenty], [Atrybuty/JPK] oraz [KSeF].

Zapis i wydruk jednym ruchem

Poniżej przycisku Zapisz znajduje się przycisk, który zapisuje fakturę (na trwałe albo do bufora — zgodnie z zaznaczeniem parametru Bufor) i od razu ją drukuje, według wzoru ustawionego jako domyślny.

Zanim wystawisz pierwszą fakturę — konfiguracja modułu

Przy pierwszym uruchomieniu nowo założonej bazy otwiera się kreator pozwalający szybko ustawić podstawowe parametry firmy. Jeśli go zamkniesz, wszystko skonfigurujesz później w Start / Konfiguracja. Comarch zaleca następującą kolejność przygotowań:

• założenie bazy danych (Konfiguracja programu / Użytkowe / Bazy danych),
• uzupełnienie danych firmy (Konfiguracja firmy / Dane firmy / Pieczątka firmy),
• wpisanie listy użytkowników (Konfiguracja programu / Użytkowe / Operatorzy) i ewentualnych blokad dostępu,
• uzupełnienie listy banków (Ogólne / Banki) oraz list kontrahentów, pracowników i właścicieli,
• wpisanie aktualnych stawek VAT (Konfiguracja programu / Ogólne / Stawki VAT) i walut wraz z kursami,
• zdefiniowanie grup cenowych (Konfiguracja firmy / Handel / Ceny towarów i usług), grup towarowych i jednostek miary,
• ustalenie schematów numeracji dokumentów sprzedaży (Konfiguracja firmy / Definicje dokumentów / Handel / Faktura sprzedaży) oraz serii (Konfiguracja firmy / Handel / Dokumenty),
• wskazanie domyślnego schematu numeracji i domyślnej serii dla faktur i korekt (Konfiguracja firmy / Handel / Parametry).

Uzupełnianie list kontrahentów czy towarów nie musi odbyć się od razu — te dane można wprowadzać na bieżąco.

Jak sprawić, żeby na fakturze pojawiły się dane banku

1. Wpisz bank na listę w menu Ogólne / Banki.
2. Załóż rejestr bankowy typu „konto bankowe” powiązany z tym bankiem.
3. Zdefiniuj formę płatności typu „przelew”, powiązaną z utworzonym rejestrem.
4. Użyj tej formy płatności na fakturze — na wydruku pojawią się dane bankowe powiązane przez rejestr z płatnością.

Najczęstsze pytania

Co daje zapis faktury do bufora?

Bufor to wersja robocza — dokument jest widoczny na liście (na zielono) i można go dalej edytować. Numer kolejny jest nadawany już przy zapisie do bufora. Dopiero zatwierdzenie na trwałe blokuje edycję i pozwala na dalsze operacje, np. wysyłkę do KSeF.

Czy mogę zmienić kategorię na zatwierdzonej fakturze?

Tak — kategorię i jej opis można zmienić na dokumencie zatwierdzonym, ale jeszcze niezaksięgowanym. Uprawnienie ustawia się dla poszczególnych operatorów w Konfiguracja programu / Użytkowe / Operatorzy, na zakładce [Parametry], w podzakładce [Handel, Serwis].

Program nie pozwala zmienić algorytmu netto/brutto. Dlaczego?

Możliwość zmiany jest blokowana w momencie wpisania pierwszej pozycji na dokument. Ustaw algorytm przed dodaniem towarów lub usług — albo wskaż domyślny algorytm na karcie kontrahenta.

Potrzebujesz pomocy?

Aidem Art Sp. z o.o. — autoryzowany partner Comarch od 2005 r., na rynku od 2003 r. Konfigurujemy moduł Faktury, schematy numeracji i wydruki pod potrzeby Twojej firmy, a także szkolimy zespół z codziennej pracy w Optimie.

• Telefon: 61 8533 534 lub 531 532 122 (biuro czynne 8:00–16:00)
• E-mail: biuro@aidemart.pl
• Formularz kontaktowy: https://aidemart.pl/kontakt/
• Zgłoszenie serwisowe: https://support.aidemart.pl/submit_ticket

Stan na: sierpień 2026 r. Treść dotyczy Comarch ERP Optima w wersji 2026.5.1. Opracowano na podstawie oficjalnej dokumentacji Comarch ERP Optima (pomoc.comarch.pl).