Aby zacząć pracę z KSeF w Comarch ERP Optima, wykonaj cztery kroki: nadaj uprawnienia w Aplikacji Podatnika KSeF i wygeneruj token lub certyfikat, włącz wymianę danych w menu Start / Konfiguracja / Firma / Dane firmy / KSeF, nadaj uprawnienia operatorom w programie, a na końcu uwierzytelnij się w KSeF. Cała konfiguracja zajmuje kilkanaście minut i wykonuje się ją raz — potem faktury wysyłają się i pobierają z poziomu list dokumentów. Integracja z KSeF 2.0 w wersji produkcyjnej jest dostępna w Comarch ERP Optima od 1 lutego 2026 r.
Zanim usiądziesz do programu — co przygotować
Konfiguracja KSeF ma dwie strony: rządową i programową. Po stronie rządowej działasz w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 — to tam nadaje się uprawnienia konkretnym osobom (albo biuru rachunkowemu) i tam generuje się dane logowania, którymi program będzie się przedstawiał systemowi Ministerstwa Finansów.
Przygotuj więc:
- dostęp do Aplikacji Podatnika KSeF z uprawnieniami właścicielskimi (najczęściej: podpis kwalifikowany lub pieczęć elektroniczna firmy),
- listę osób, które w Twojej firmie będą wysyłać faktury i które będą je odbierać — to często dwie różne role,
- informację, czy zaczynasz od środowiska testowego, czy od razu produkcyjnego.
Krok 1. Uprawnienia i dane uwierzytelniające po stronie KSeF
W Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 nadaj uprawnienia osobie, która będzie odbierać faktury, lub biuru rachunkowemu prowadzącemu Twoją księgowość. Jeżeli firma ma już obowiązek wystawiania faktur w KSeF (albo chce to robić dobrowolnie), nadaj dodatkowo uprawnienie do wystawiania faktur.
Następnie wygeneruj dane uwierzytelniające — token lub certyfikat KSeF. To one pozwolą Optimie połączyć się z systemem bez ręcznego logowania przy każdej operacji.
Krok 2. Włącz wymianę danych z KSeF w Optimie
Przejdź do menu Start / Konfiguracja / Firma / Dane firmy / KSeF i zaznacz parametr Aktywuj wymianę danych z KSeF. Dopiero po jego zaznaczeniu program pozwoli konfigurować integrację oraz importować i eksportować dokumenty.
Warto wiedzieć o dwóch konsekwencjach tego zaznaczenia:
- w bazie zapisuje się data włączenia parametru — dokumenty wystawione przed tą datą nie będą wysyłane do KSeF,
- parametr jest automatycznie odznaczany przy odtwarzaniu bazy firmowej z kopii bezpieczeństwa (po odtworzeniu trzeba go włączyć ponownie).
Wybór środowiska pracy
W sekcji Środowisko pracy z KSeF wskazujesz, z którym systemem Ministerstwa Finansów program ma rozmawiać:
- demo (przedprodukcyjne) — środowisko do nauki i testów, zaznaczane domyślnie dla nowych baz i baz po konwersji. Pozwala anulować i korygować dokumenty oraz aktualizować dane kontrahenta, a operacje nie trafiają do Historii zmian. Adres: https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/web/ (wersja 2.0).
- produkcyjne — praca „na ostro”. Faktury trafiają do obiegu prawnego. Adres: https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/ (wersja 2.0).
Uwaga na przełączenie z demo na produkcyjne. Program wyświetli wtedy pytanie o zgodę na usunięcie wszystkich informacji powiązanych z KSeF na dokumentach wyeksportowanych i zaimportowanych w trybie demo. Powrót z produkcyjnego na demo nie kasuje pobranych danych. Data pierwszego uruchomienia trybu produkcyjnego jest zapamiętywana w bazie na stałe.
Tryb pracy systemu
W tym samym oknie znajdziesz pole Tryb pracy systemu z opcjami: Online (domyślna), Offline24, Offline (Niedostępność KSeF), Awaria KSeF oraz Awaria całkowita. Przy standardowej pracy zostaw Online — pozostałe tryby opisujemy w osobnym artykule o trybach szczególnych.
Krok 3. Nadaj uprawnienia operatorom w programie
Uprawnienia z Aplikacji Podatnika to jedno, uprawnienia w Optimie — drugie. Przejdź do Start / Konfiguracja / Program / Użytkowe / Operatorzy, otwórz kartę operatora i na zakładce [Parametry], w podzakładce [Wspólne], odszukaj sekcję KSeF – Krajowy System e-Faktur. Dostępne są trzy parametry:
- Prawo do wysyłania e-Faktur / odbioru UPO — operator może wysyłać faktury do KSeF i odbierać Urzędowe Poświadczenia Odbioru.
- Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu — faktury lecą do KSeF od razu po zatwierdzeniu. Parametr jest aktywny dopiero po zaznaczeniu poprzedniego.
- Prawo do odbierania e-Faktur — operator może pobierać faktury z KSeF. Po zaznaczeniu domyślnie włącza się opcja Zakupu; jeżeli chcesz importować także faktury sprzedaży do rejestru VAT sprzedaży, zaznacz dodatkowo Sprzedaży.
Ten krok jest najczęstszą przyczyną komunikatu „Operator nie posiada uprawnień do odbierania e-Faktur z KSeF”.
Krok 4. Uwierzytelnij się w KSeF
W menu KSeF wybierz opcję Zmień sposób uwierzytelnienia. Dla środowiska demo oraz produkcyjnego (od 1 lutego 2026 r.) dostępne są trzy metody:
- podpis kwalifikowany lub pieczęć elektroniczna,
- certyfikat KSeF,
- token wygenerowany w Aplikacji Podatnika KSeF.
Jeżeli po otwarciu menu KSeF / Faktury program pokaże listę certyfikatów dostępnych w systemie, wskaż właściwy i zapisz zmiany. Taka sytuacja pojawia się, gdy w konfiguracji nie uzupełniono pola Token.
Gdzie program zapisuje pliki XML i UPO
Domyślna ścieżka to C:\ProgramData\Comarch ERP Optima\Deklaracje. Katalog można zmienić w Start / Konfiguracja / Stanowisko / Ogólne / e-Deklaracje. Jeżeli pracujecie na kilku stanowiskach, warto wskazać wspólny zasób sieciowy — inaczej UPO zostanie na komputerze osoby, która wysłała fakturę.
Dlaczego warto to skonfigurować, nawet jeśli nie masz jeszcze obowiązku
Nawet jeśli Twoja firma nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF, obowiązek ten może już dotyczyć Twoich dostawców — operatorów telekomunikacyjnych, hurtowni, dostawców energii czy stacji paliw. Ich faktury zakupowe będą wystawiane w KSeF i przestaną przychodzić w tradycyjnej formie (np. mailem), chyba że umówicie się inaczej. Musisz więc mieć możliwość ich odebrania i zaksięgowania — a to wymaga skonfigurowanej integracji.
Najczęstsze pytania
Czy komunikacja z KSeF jest płatna?
Bezpłatny okres komunikacji z KSeF dla klientów Comarch ERP trwał do 31 lipca 2026 r. Klienci subskrypcyjni oraz klienci, którzy nabyli system Comarch ERP po 1 czerwca 2025 r., zachowują bezpłatną komunikację do 31 grudnia 2026 r. Po tych terminach do dalszej wymiany dokumentów potrzebny jest pakiet Comarch KSeF lub usługa Comarch OCR&KSeF oraz aktualizacja programu do wersji 2026.4.1 lub 2026.5.1.
Czy mogę zacząć od trybu demo, a potem przejść na produkcyjny?
Tak i jest to zalecana kolejność. Pamiętaj tylko, że przy przełączeniu na środowisko produkcyjne dane KSeF z dokumentów wysłanych i zaimportowanych w trybie demo zostaną usunięte — program poprosi o potwierdzenie.
Odtworzyliśmy bazę z kopii i KSeF przestał działać. Dlaczego?
Parametr Aktywuj wymianę danych z KSeF jest odznaczany podczas odtwarzania bazy firmowej z kopii bezpieczeństwa. Wejdź w Start / Konfiguracja / Firma / Dane firmy / KSeF i zaznacz go ponownie, a następnie sprawdź wybrane środowisko pracy.
Potrzebujesz pomocy?
Aidem Art Sp. z o.o. — autoryzowany partner Comarch od 2005 r., na rynku od 2003 r. Konfigurujemy KSeF w Comarch ERP Optima, szkolimy zespoły i przejmujemy wdrożenie od początku do końca.
- Telefon: 61 8533 534 lub 531 532 122 (biuro czynne 8:00–16:00)
- E-mail: biuro@aidemart.pl
- Formularz kontaktowy: https://aidemart.pl/kontakt/
- Zgłoszenie serwisowe: https://support.aidemart.pl/submit_ticket
Stan na: sierpień 2026 r. Treść dotyczy Comarch ERP Optima w wersji 2026.5.1. Opracowano na podstawie oficjalnej dokumentacji Comarch ERP Optima (pomoc.comarch.pl).